Está com dúvidas sobre como fazer mapeamento de processos? Então, é só continuar neste artigo que iremos falar tudo o que você precisa saber a respeito deste tema.
Você é do tipo de pessoas que costumam ter ótimas ideias, mas não sabe de que forma é possível colocá-las em prática?
Se você se identifica com essas características, um mapeamento de processos certamente será muito útil. Mas, como fazer mapeamento de processos? Neste artigo, iremos falar tudo a respeito desse assunto.
Em suma, o mapeamento de processos nada mais é que uma maneira de ajudar na sua organização e facilitar a execução de um determinado projeto.
É uma representação visual de todo o fluxo de trabalho, como se fosse uma estrutura analítica e holística do seu projeto.
Inclusive, essa estruturação ajuda a identificar problemas e melhorar determinados processos, por exemplo.
Sendo assim, esse mapeamento de processos acaba sendo muito útil durante um brainstorming em equipe, planejamento de projetos ou mesmo na tomada de decisão.
Além disso, eles se tornam bastante úteis no treinamento de novas contratações, melhoria e documentação de processos.
Além disso, devemos informar que a criação de um mapa de processo costuma ser muito simples, sendo que é possível usar tanto um papel quanto uma ferramenta para mapeamento de processos.
Mas, para lhe ajudar a como fazer mapeamento de processos, as nossas dicas são as seguintes:
Antes de qualquer coisa, você precisa definir qual processo irá mapear. Para facilitar, faça-se os seguintes questionamentos:
1. Existe algum processo ineficiente, do qual eu preciso melhorar?
2. Há um novo processo que eu preciso comunicar à minha equipe, de forma sucinta?
3. Existe um processo mais complexo, em que os funcionários costumam ter dúvidas?
Em seguida, basta documentar todas as tarefas que são necessárias para poder concluir um determinado processo.
Apenas tenha em mente que, nessa etapa, a ordem não importa tanto. Apenas crie uma lista de todas as atividades, colocando uma pessoa responsável para cada uma delas.
No entanto, tenha o cuidado de estabelecer tanto o início quanto o fim do processo, de modo a saber quais tarefas incluir para que possa conquistar o resultado que deseja.
O passo seguinte é em relação à organização das atividades, sempre na sequência correta, de modo a representar o projeto do início ao fim.
Nessa etapa, a nossa dica é que você fique atento para averiguar se algo passou despercebido no passo anterior.
Nessa etapa, você precisa definir os formatos mais apropriados para poder fazer o seu mapeamento de processos.
Existem mais ou menos 30 símbolos padrões que se podem utilizar para representar os elementos distintos de um processo.
Assim que finalizar todo o desenho do mapa, não deixe de revisar todas as partes para ter a certeza de que não esqueceu nada.
Além disso, não deixe de envolver as partes interessadas nesse processo, até mesmo para ter a certeza de que todos entendem e concordam com a forma que mapeou o processo.
Tenha a certeza de não deixar nenhuma etapa para trás e que não haja ambiguidades e redundâncias.
Por fim, não deixe de fazer uma nova análise, mas dessa vez levando em consideração o feedback da sua equipe.
Procure observar se há algum gargalo ou ineficiência no processo. Se sim, procure formas simples e eficazes para resolver esses problemas.