Compactar arquivos para enviar por email de forma rápida e eficaz

Compactar arquivos para enviar por e-mail: dicas básicas para ter em mente

O mundo moderno é impossível sem o compartilhamento de arquivos. Pessoas de diferentes organizações precisam enviar documentos essenciais para relatar ou informar sobre algo. Os estudantes criam arquivos PDF ao entregar suas volumosas dissertações e trabalhos de conclusão de curso. Os empresários criam contatos em formato PDF para garantir a privacidade e assinam documentos com assinaturas digitais. No entanto, nem todos os arquivos PDF são fáceis de enviar.

Se um documento contiver muitas imagens e outros recursos visuais, ele se tornará pesado. Como resultado, o serviço de e-mail se recusa a funcionar. O peso médio aceitável de um arquivo é de até 20 MB, portanto, a única opção é comprimir arquivo. Se você precisar enviar um documento com mais de 20 MB, as dicas deste artigo são para você.

Como a compactação de arquivos ajuda?

Ao compactar arquivos para enviar por email, você reduz seu tamanho. Em geral, ele pode ficar de 20% a 30% mais leve após a compactação. Por exemplo, se seu arquivo tiver 20 MB, após a compactação ele terá apenas 14 MB.

Além disso, a compressão de arquivos permite o envio simultâneo de vários arquivos. Por exemplo, se você precisar enviar seu currículo, uma carta de apresentação e um vídeo curto de introdução por email ou messenger. Assim, ao compactar os arquivos PDF diferentes, além do compressor ZIP para o vídeo, você poderá enviá-los todos em uma única mensagem. Com isso, a empresa não os perderá e terá uma visão completa de sua personalidade.

Além disso, a compactação de arquivos não afeta a qualidade do conteúdo. Ela tem influência zero sobre o texto, os recursos visuais e o vídeo arquivado. Um receptor pode descompactar o arquivo quando o receber. Como resultado, todos os parâmetros serão preservados.

Como reduzir o tamanho do arquivo on-line?

Nem todas as pessoas gostam da ideia de instalar muitos aplicativos em computadores e smartphones. Os softwares adicionais ocupam espaço na memória e criam arquivos desnecessários que você precisa excluir depois para acelerar a funcionalidade do dispositivo com ferramentas de limpeza. Eles também podem conter arquivos prejudiciais, como vírus e espiões. É por isso que você deve usar ferramentas on-line para comprimir PDF, como o PDF Guru ou qualquer outra.

Então, como compactar arquivos para enviar por email? Você deve seguir algumas etapas simples para isso:

Encontre um bom compactador de PDF on-line.
Faça o upload de seu arquivo PDF.
Escolha o grau de compactação (máximo/forte, mínimo/básico ou a porcentagem mencionada pela ferramenta escolhida)
Clique em “compress” e aguarde alguns minutos.
Faça o download do arquivo PDF compactado.

Assim que reduzir o tamanho do documento, você poderá enviá-lo ao destinatário. Para isso, você precisará:

Abrir a ferramenta de e-mail
Criar uma nova carta
Mencionar os detalhes do destinatário e um assunto
Anexar o arquivo compactado
Clicar em “enviar”.
Você pode anexar vários arquivos e arquivos se o peso total deles atender aos requisitos de 20 MB.

A compactação de PDF não é apenas para e-mails

Talvez você precise aprender como comprimir um PDF por diferentes motivos. A entrega de e-mails é apenas uma delas. Os outros são os seguintes:

Carregamento de documentos para compartilhamento de informações em plataformas de mídia social
Anexar arquivos a páginas da Web na Internet para permitir que os usuários abram o link mais rapidamente
Economizar a capacidade de memória de seu dispositivo digital

Se você tiver um editor de PDF qualitativo, poderá proteger as informações compactadas. Essas ferramentas oferecem marcas d'água e o uso de assinaturas digitais. Com isso, seu arquivo PDF protegerá sua propriedade intelectual, pois você poderá bloquear outras pessoas, não permitindo que elas editem ou copiem suas informações.

Dicas adicionais para compactação de arquivos

Se você decidir comprimir arquivo PDF, poderá fazê-lo de duas maneiras possíveis. A primeira é geralmente chamada de básica. Quase todos os documentos se encaixam nesse propósito. No entanto, se você escrever um livro com muitas ilustrações e páginas, precisará considerar uma variante forte de compactação de arquivos.

Preste atenção ao tamanho disponível do compressor de PDF escolhido. O serviço geralmente o menciona abaixo do espaço de carregamento do documento ou no centro dele. Se você perceber que seu arquivo é maior, precisará dividi-lo em vários arquivos.

Como regra geral, os usuários compactam o texto em um arquivo e os elementos visuais em outro ou por meio de uma pasta de arquivos. Ao escolher essa variante, não se esqueça de mencionar as fontes usadas e todos os recursos visuais dentro do texto ou em notas de rodapé. Ao fazer isso, um documento ou documentos separados com recursos visuais servirão como seção de apêndice.

Conclusão

A compactação de arquivos é uma solução eficaz para todos que precisam enviar documentos por e-mail. Basta escolher uma boa ferramenta e reduzir o tamanho para acelerar o upload e economizar espaço na memória de seus dispositivos digitais. A compactação de arquivos também ajuda a economizar muito espaço on-line no OneCloud e em outros armazenamentos virtuais.